Effectief werken
De gemeente Groningen heeft in 2025 stevige stappen gezet in de verdere modernisering van haar digitale informatielandschap. Het jaar kenmerkt zich door een brede beweging richting toekomstbestendige dienstverlening, waarin digitale transformatie, informatieveiligheid, datagedreven werken en administratieve innovatie samenkomen. Zoals hierna wordt beschreven, is het doel om “de digitale ervaring van onze medewerkers te verbeteren en daarmee dienstverlening voor inwoners én ondernemers makkelijker en toegankelijker te maken.” Tegelijkertijd groeit de aandacht voor thema’s als digitale soevereiniteit, ethisch datagebruik, adoptie van verandering en de professionalisering van de informatiehuishouding. Met nieuwe systemen, aangescherpt beleid en intensieve adoptieprogramma’s legt de gemeente een stevig fundament voor een wendbare, veilige en betrouwbare digitale overheid die klaar is voor de uitdagingen van de komende jaren.
Digitale transformatie
We willen de digitale ervaring van onze publieke dienstverlening verbeteren en de drempel verlagen voor inwoners én ondernemers. Dit doen we op basis van de visie op dienstverlening en de Groninger Digitale Ambitie (GDA). Inwoners en ondernemers verwachten dat zij snel en makkelijk en kunnen communiceren met de gemeente. Verder verwachten inwoners dat zij zelf regie kunnen voeren over hun eigen gegevens en dat ze deze veilig en betrouwbaar kunnen uitwisselen en wijzigen. De bestaande technische voorzieningen volstaan echter niet langer en worden vervangen, waaronder de vervanging van ons zaaksysteem. Een modern dienstverleningsplatform, waar het portaal Mijn Groningen onderdeel van is. Via dit platform kan ook actief informatie openbaar worden gemaakt op grond van de Wet open overheid (Woo).
Afgelopen jaar zijn wederom stappen gezet in de modernisering van het applicatielandschap van de gemeente. Zo is het afvalbeheersysteem vervangen en wordt al een tijdje gewerkt aan de vervanging van ons financieel systeem, debiteurensystemen en documentmanagement-systeem. Belangrijke doelstelling daarbij is het streven naar verdergaande standaardisatie en eenvoud in het applicatielandschap. Hierdoor worden we wendbaarder. Wel is er steeds meer aandacht nodig is voor het meenemen van de medewerkers van de gemeente (adoptie) in veranderende werkwijzen. Hier zijn wij al geruime tijd mee bezig.
Tenslotte zijn er afgelopen jaar verdere stappen gezet in het digitaal samenwerken. Middels een centraal adoptieprogramma nemen we de onze collega’s mee in het gebruik van digitale samenwerkingsoplossingen (communicatie, informatie, documenten, afspraken) die bijdragen aan werkplezier en productiviteit.
Ontwikkeling Artificiele Intelligentie (AI)
In 2025 is de visie op AI vastgesteld binnen de gemeente. Aan de hand hiervan is gestart met een gemeentebreed adoptieprogramma om onze medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren in de kennis en het correct gebruik van de standaard generatieve AI-toepassing Copilot Chat. Dit wordt in 2026 verder voortgezet en ingebed binnen ook bijvoorbeeld het digitaal rijbewijs. Daarnaast is in 2025 het centraal georganiseerd AI-ondersteuningsteam opgericht. Dit team geeft adviezen over het gebruik van AI maar kan ook AI toepassingen ontwikkelen.
Informatiehuishouding
Er zijn meerdere en grote ontwikkelingen in gang gezet om in lijn met de organisatievisie de gemeentelijke informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. Naast de genoemde vervanging van het zaaksysteem en een nieuw documentmanagementsysteem is er samen met security, privacy en auditing een applicatie aanbesteed waarmee planmatig de kwaliteit van de informatiehuishouding kan worden verbeterd. In 2026 implementeren we dit in de hele organisatie.
Het op orde brengen van onze informatiehuishouding behelst echter meer dan dit. Het informatiebeheer heeft hierin een cruciale rol en kijkt positief terug op 2025. Zo is er vooruitgang geboekt in het professionaliseren van het informatiebeheer als bedrijfsfunctie. En met succes is er een grote inhaalslag uitgevoerd om de daarvoor in aanmerking komende papieren en digitale informatie verantwoord te vernietigen. Ook zijn een aantal papieren archieven met grote historische betekenis overgebracht naar de Groninger Archieven waar zij in principe openbaar zijn voor iedere belanghebbende en belangstellende.
Digitale soevereiniteit
In het licht van geopolitieke spanningen is het thema digitale soevereiniteit het afgelopen jaar aanzienlijk urgenter geworden. Het is noodzakelijk om de digitale autonomie van de gemeente de komende jaren te versterken om groeiende risico’s met betrekking tot de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en de bescherming van gevoelige gegevens te borgen.
De gemeente Groningen herkent deze risico’s en is nadrukkelijk aan de slag met het thema. Dat doen we, daar waar nodig, in samenwerking met andere overheidsinstellingen, om de kracht van het collectief in deze te benutten. Ook in ons interne beleid krijgt de digitale autonomie steeds meer prioriteit en dringt door in ons Cloud-beleid, opdrachtgeverschap naar de markt, onze zoektocht naar Nederlandse of Europese oplossingen. Daarnaast slaan wij onze mail op in onze eigen omgeving binnen de gemeente Groningen.
Data-ethiek/datagedreven werken
De gemeente beschikt over ontzettend veel data. Het is belangrijk dat deze goed worden beheerd, beschermd en gebruikt. Dit is in een grote en diverse organisatie als een gemeente een complexe opgave. Er gebeurt veel. Om al deze activiteiten te kanaliseren en te stroomlijnen is het nodig dit meer op elkaar aan te laten sluiten. In 2025 is daarom gewerkt aan een gemeentelijke datastrategie. In deze strategie staan de belangrijkste aandachtsgebieden en acties die de gemeente de komende jaren wil gaan uitvoeren om dit te realiseren. Deze vormt daarmee een belangrijke kapstok om als organisatie slimmer en verstandiger met onze data om te gaan. De pijlers zijn uit de strategie zijn: grip op data, data-ethiek, organisatieontwikkeling en innovatie. De belangrijkste opgave waar we voor staan is grip op data. Er is een data-architect aangenomen om hier in te ondersteunen en datagovernance en gegevensmanagement neer te zetten in de organisatie. Daarnaast heeft de ethische commissie een aantal adviezen uitgebracht, heeft ze haar werkwijze geëvalueerd en is er een wisseling van leden geweest. We zijn blijven investeren in aandacht voor data-ethiek in de organisatie. We blijven zien dat technologie en data in toenemende mate politieke en maatschappelijke aandacht krijgen.
Innovatie in de administratievoering
In 2025 hebben we een belangrijke stap gezet in de modernisering van onze administratievoering met de vervanging van het huidige financiële systeem door SAP. Vanaf de start is niet alleen ingezet op de technische implementatie, maar ook op het zorgvuldig begeleiden van de organisatie bij deze verandering. Voor de zomer zijn de ontwerpsessies van de nieuwe werkprocessen opgesteld, waarbij bewust is gekozen voor standaardisatie op basis van SAP ‑ processen.
In de tweede helft van het jaar lag de nadruk op het inrichten en testen van het systeem. Daarnaast is gestart met de ontwikkeling van de trainingen voor eindgebruikers. Ook hebben we twee proefmigraties uitgevoerd om de overgang van de bestaande data naar SAP zorgvuldig voor te bereiden op de definitieve migratie in 2026. In november bezochten meer dan 250 collega’s de SAP ‑ inspiratiemarkt. Zij kregen daar een eerste indruk van het nieuwe systeem en informatie over onder andere de trainingen, de koppelingen met andere systemen en de belangrijkste veranderingen in de werkprocessen.
Parallel hieraan hebben we de innovatiekracht in onze administratievoering versterkt door het vormen van een klein, actiegericht team. Dit team heeft wekelijks kennis en praktische tips gedeeld om medewerkers te stimuleren digitale middelen effectiever in te zetten. In meerdere werkprocessen is verdere automatisering doorgevoerd. Enkele concrete resultaten zijn de ontwikkeling van een chatbot die veelgestelde vragen voor de HR ‑ servicedesk ontsluit, een digitale workflow voor interne kostenverrekeningen ter vervanging van een e ‑ mailproces, en de introductie van een volledig papierloos proces voor de controle van betalingen.
Informatieveiligheid
Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. Dit maakt dat we continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie hebben we een extra inspanning geleverd om ervoor te zorgen dat door onze leveranciers de juiste maatregelen treffen met betrekking tot de beveiliging van onze systemen. We volgen daarbij de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbeteringen waar nodig. Jaarlijks toetsen we dit onder meer via de landelijke ENSIA-verantwoordingsmethodiek, een onafhankelijke IT-auditor en onze accountant.
Eind 2025 is de nieuwe onafhankelijke dienstverlener op het gebied van informatieveiligheid gestart waarmee de logging en monitoring is verbeterd. Daarnaast hebben we het identiteitsbeheer geprofessionaliseerd.
Tevens investeren we blijvend in de bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers over informatiebeveiliging. 85% van de medewerkers heeft het Digitaal Rijbewijs voltooid of loopt op schema (nieuwe medewerkers hebben 3 maanden de tijd om hun rijbewijs te halen). Daarnaast organiseerden we als gemeente Groningen voor de tweede keer het event Hack050 op 9 oktober 2025, waarbij ethical hackers en Groningse studenten opzoek gingen naar eerder nog onbekende kwetsbaarheden.
Outsourcing ICT
De gemeente heeft haar ICT sourcing-strategie herijkt. De twee belangrijkste elementen uit deze herijkte strategie zijn het versterken van de eigen regieafdeling door een aantal regie diensten terug in eigen beheer te nemen en het op langere termijn kiezen voor multisourcing. Dat houdt in dat de totale ICT-diensten worden opgeknipt in kleinere onderdelen en worden ondergebracht bij gespecialiseerde bedrijven voor die specifieke onderdelen, dan wel dat we sommige onderdelen zelf gaan uitvoeren. De gemeente heeft in 2024 de ICT Servicedesk en het on-site support terug in eigen beheer genomen. Daarnaast heeft de gemeente eind 2024 de eerste aanbesteding afgerond op het gebied van informatieveiligheid en in 2025 is dat deel van de dienstverlening ondergebracht bij een gespecialiseerd bedrijf. Na afronding van de volgende twee aanbestedingen start ook voor de andere onderdelen van de dienstverlening de transitie naar gespecialiseerde bedrijven.
Fraudepreventie
Fraudepreventie gaat over het voorkomen van een opzettelijke handeling waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding door één of meerdere medewerkers, college- en of raadsleden binnen de gemeente Groningen. Misleiding is bedoeld om (1) een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen, (2) onrechtmatig waarde te onttrekken aan de organisatie of (3) ten behoeve van onrechtmatige verslaggeving. De gemeente Groningen heeft gedragscode ontwikkeld die moet bijdragen aan het voorkomen van fraude. Om fraude te voorkomen en op tijd te ontdekken, zet de gemeente in op bewustwording. Bij verschillende teams vinden workshops plaats waarbij vanuit het perspectief gelegenheid wordt nagedacht over welke fraude mogelijk kan plaatsvinden en hoe dit kan worden voorkomen.
Frauderisicomanagement is daarnaast geborgd binnen de Planning & Control-cyclus. In 2025 is gewerkt aan het actualiseren van de frauderisicoanalyses op directieniveau. De frauderisico’s per directie zijn geconsolideerd tot een gemeente brede frauderisicoanalyse. De voornaamste onderkende (bruto) frauderisico’s zijn:
- Het risico op valsheid in geschrifte (nieuw in 2025)
- Het risico op het onterecht verkrijgen van loon door een medewerker;
- Het risico op het oneigenlijke gebruik of het delen van (vertrouwelijke) informatie/data;
- Het risico op het bevoordelen van partijen vanwege omkoping of wederdienst.
Het monitoren van de werking van de beheersmaatregelen voor hoge (materiële) risico’s vindt plaats door de uitvoering van (verbijzonderde) interne controle. Uit deze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden geconstateerd of mogelijke fraudes gedetecteerd.
Integriteit
In het Jaarverslag Ambtelijke Integriteit 2025 geven we inzicht hoe de gemeente Groningen omgaat met ambtelijke integriteit. Hieronder volgt een korte samenvatting.
Om frauderisico’s te signaleren en te voorkomen zijn specifieke groepen medewerkers in bepaalde risicodisciplines in 2025 geïnformeerd en getraind op dit thema. Met als doel het risicobesef en handelingsperspectief te vergroten. Daarnaast is er een workshop frauderisicoanalyse ontwikkeld om nieuwe directies of organisatieonderdelen te helpen risico’s en kwetsbaarheden te identificeren en vervolgens te mitigeren waar mogelijk. Voor processen waarbij een risico op een afwijking van financieel materieel belang geldt is op basis van steekproeven gecontroleerd of er mogelijk sprake is geweest van fraude. Op basis van deze steekproeven zijn er geen bijzonderheden van materiële aard geconstateerd. Uit het jaarverslag ambtelijke integriteit blijkt dat er een viertal diefstalzaken zijn gemeld. Het betreft hierbij interne diefstallen voor een geringe waarde. De arbeidsovereenkomst met de betrokken medewerkers is naar aanleiding van de diestallen beëindigd
Tenslotte zijn de voorbereidingen gestart voor het opzetten van een ‘Weerbaarheidshuis’, waarin collega’s en ketenpartners toekomst kunnen gaan leren over de verschillende verschijningsvormen van ondermijnende criminaliteit.
Naast de controle op interne integriteit zijn bij de controle op externe processen 2 zorgfraudes geconstateerd. Deze zijn wat betreft omvang van het fraudebedrag niet materieel van aard en de terugvordering hiervan is in werking gezet.